Статья

Организация корпоративных мероприятий: как сэкономить на event-агентстве

  • 7 Декабря в 00:12
  • 0
  • 1


Корпоративный event-менеджмент рассматривается как один из важнейших элементов коммуникации и стратегической рекламы. Корпоративные мероприятия могут проходить в разных форматах: презентация нового продукта, пресс-конференция, благотворительная акция по сбору средств, встреча с акционерами или клиентами.

 Организовать небольшое корпоративное событие компании обычно могут собственными силами, не нанимая дорогостоящих профессионалов. Однако для масштабных событий, где требуется привлечение множества внешних подрядчиков, артистов, дизайнеров, желательно переложить часть работы на плечи event-агентства. Неразумно тратить рабочее время и силы своих сотрудников на вещи, которые специалист сумеет сделать быстрее и качественнее.

 Если стоит задача организовать корпоративное мероприятие скромного масштаба, можно сэкономить на event-агентстве. Предлагаем ознакомиться с практическими советами при подготовке торжества, а также наиболее частыми ошибками.

 Формат мероприятия, место проведения и число гостей

 Первый этап организации корпоративного мероприятия – это определиться с форматом будущего события. Каждое имеет набор особенных требований и задач, которые необходимо достичь. Если нет четкого понимания этих моментов, мероприятие получится низкокачественным и размытым, а средства будут потрачены неэффективно.

 Для презентации нового продукта предстоит собрать в одном месте максимальное число дилеров и представителей масс-медиа, чтобы информация о новинке распространилась быстро и широко. Благотворительная акция по сбору средств обязана привлечь внимание широкого круга потенциальных доноров, иначе пожертвования будут скромными.

 Таким образом, начинайте планирование с определения типа мероприятия и круга гостей, плавно переходя к выбору подходящего места торжества. Далее – технические детали, музыка, развлечения, кейтеринг, охрана и т.д.

 Атмосфера, выступления, развлечения и кейтеринг

 Атмосфера каждого события требует четкого плана, включающего место торжества, конкретные разновидности и продолжительность развлекательных выступлений – все это значительные расходы. Если размах мероприятия потребует привлечения большого числа артистов, музыкальных коллективов, а также спонсоров, начните с этих двух вопросов.

 Когда вопрос с артистами решен, подумайте о кейтеринге: какие блюда и напитки, в каком количестве и как именно будут подаваться на корпоративном мероприятии. Если вы решили сэкономить на event-агентстве, договариваться с кейтеринговой компанией придется самостоятельно и заблаговременно, имея на руках приблизительный план.

 Если на мероприятии планируется выступать с речами и вручать награды, готовьте сцену с соответствующим освещением и звуковым оборудованием. Также продумайте рассадку гостей, чтобы они могли принимать более активное участие в программе вечера и имели удобный доступ к подиуму или сцене.

 Охрана и доступ на корпоративное мероприятие

 Если для доступа на мероприятие требуется приглашение или пропуск, организуйте охрану, паркинг и крауд-контроль. Оформление собственно входа на мероприятие – это отдельная тема, которая ранее освещалась в наших статьях. Позаботьтесь о свободном доступе для прессы, если о событии должно узнать максимальное число людей.

 Полезные советы при организации корпоративного мероприятия:

 1.        Прежде всего, определитесь с точной датой и временем проведения, чтобы арендовать место торжества, откорректировать график работы вашей компании и начать приглашать гостей.

2.        При выборе места торжества учитывайте такие факторы, как размеры, кондиционирование, достаточное количество туалетов, естественное освещение, надежность электросети, вентиляция и противопожарная безопасность.

3.        Лучше, чтобы перед выбранным отелем или рестораном имелась просторная и доступная парковка.

4.        Наиболее востребованные и комфортные места торжеств бронируют за много недель, а то и месяцев, поэтому начинайте поиски заблаговременно. Особенно это касается новогодних корпоративов.

5.        Если на мероприятие будут приглашены семьи с детьми, ваш отель или ресторан должен гарантировать безопасность маленьких гостей. Желательно предоставление бэби-ситтера и отсутствие оживленного трафика.

6.        Как только дата определена и формальности пройдены, начинайте печатать пригласительные. Печатная продукция может отличаться по стилю, качеству и другим параметрам, в зависимости от типа и бюджета мероприятия.

7.        Если планируете подавать напитки, желательно нанять бармена и леди-фуршет.

8.        Блюда и напитки – ключевой элемент успеха корпоративного мероприятия. Большинство гостей будут судить об уровне проведения, вспоминая ваше изысканное меню, и только потом шоу-программу.

9.        Привлеките авторитетную кейтеринговую компанию, которая вкусно приготовит и красиво обставит ваше торжество. Определитесь сразу: буфетное обслуживание или традиционная подача блюд.

10.     Уточните количество приглашенных, которые точно придут на мероприятие. Зачастую люди, которые подтвердили приглашение, могут отказаться в последний момент. Это лишние затраты на пищу.

11.     Убедитесь, что VIP-гостям, важнейшим партнерам и спонсорам на мероприятии будет оказано достаточное внимание и уважение. Проконтролируйте рассадку и детали торжественной программы.

12.     Планируя аудио/видео презентацию, нанимайте профессионалов и арендуйте лучшее оборудование!

 

Ошибки при организации корпоративного мероприятия

 Устроить корпоративное мероприятие – трудоемкое, изматывающее задание. Секрет его успеха кроется в деталях.

 Неопытные организаторы чаще всего совершают следующие ошибки:

 

·         Неудобное расположение места торжества

·         Отсутствие поблизости просторной парковки

·         Недостаточная мощность электрической сети

·         Несогласованность по времени прибытия ключевых фигур

·         Неправильный выбор блюд и напитков

 

Каждая из этих «мелочей» способна расстроить мероприятие и помешать достичь поставленной цели.

 Если чувствуете, что ваши сотрудники не справятся с организацией должным образом, рекомендуем не экономить на event-агентстве, а сразу обращаться к мастерам своего дела. Репутацией компании нельзя рисковать! 


нет отзывов